Comunicação síncrona: trabalho remoto, mas em total sincronização

A pandemia da covid-19 forçou milhões de pessoas e empresas a aderir ao trabalho (e, por que não, à vida) remoto. Preparados ou não, tivemos que rapidamente procurar formas de continuar nossas atividades em outro ambiente, com recursos e ferramentas diferentes e, acima de tudo, distantes uns dos outros.

Distantes fisicamente, sim, mas não apartados. Manter os canais de comunicação abertos e fluindo passou a ser a prioridade. Mas não só, havia necessidade de garantir também a possibilidade de respostas e interação imediatas. Garantir a comunicação síncrona, em tempo real, para tomar decisões e resolver conjuntamente as questões, mesmo que não fosse mais possível bater na porta do chefe ou ir até a mesa do colega. A reformulação do modelo de trabalho recaía sobretudo na comunicação.

A comunicação síncrona, na prática, se refere a todas as formas de interação que acontecem em tempo real, simultaneamente. São as reuniões, as conversas numa sala, no corredor ou no elevador, ou mesmo por telefone. Ou seja, estar em sincronia, fazer juntos.

Se, como diz o velho ditado, a comunicação é a alma do negócio, no meio digital, a sincronização é a alma da comunicação. A informação transmitida deve ser reconhecida pelo receptor ao primeiro bit e recebida integral e imediatamente. Assim, não tardaram a surgir – ou, pelo menos a serem descobertas por nós, uma série de ferramentas capazes de manter a comunicação síncrona entre equipes trabalhando remotamente.

Plataformas de reuniões virtuais em vídeo, como ZoomWebExTeams e outras rapidamente tomaram conta das agendas, de trabalho ou estudo, liveswebinars e eventos em geral passaram a fazer parte do dia a dia, e, claro, embora muito menos populares do que já foram, as ligações telefônicas.

A comunicação síncrona cria conexão, faz com que as pessoas se sintam realmente conectadas e parte da equipe. Ela é essencial em situações em que é necessária a interação pessoal, como para dar feedback crítico, tratar de temas sensíveis ou fazer discussões complexas ou brainstorms.

À comunicação síncrona se contrapõe a comunicação assíncrona, quando a conversa não acontece em tempo real, as respostas não são imediatas ou ocorre num só sentido. “Num certo sentido, significa dizer que quando a comunicação é síncrona, as pessoas estão umas com as outras ao mesmo tempo, mas em espaços diferentes e quando é assíncrona, além de estarem em lugares diferentes, elas também estão deslocadas no tempo”, explica Arie Halpern, especialista em disrupção tecnológica.

São considerados meios de assíncronos: e-mail, mensagens de texto ou voz, vídeos gravados, transmissões por streaming, soluções como Trello e Asana ou ferramentas de compartilhamento de arquivos como Google Suíte, Microsoft 365 ou Dropbox.

Afinal, o WhatsApp é síncrono ou assíncrono?

Essa classificação, como se percebe, não é estanque. Muitas vezes, a sincronicidade ou a ausência dela depende de como as pessoas usam as ferramentas. Para quem se mantém atendo ao WhatsApp e responde as mensagens imediatamente, ele é síncrono. Assim como o e-mail. E, para que o trabalho em equipe não fique comprometido, é preciso definir as regras. “Muitas vezes essa definição se dá de forma natural e nem precisa ser formalizada. Se há um padrão, quem se junta a uma equipe logo percebe, por exemplo, se as pessoas usam o WhatsApp para questões imediatas e o e-mail para assuntos cujas respostas não sejam urgentes.

Em geral, desde que adotamos o trabalho remoto, passamos a usar as duas formas de comunicação, num modelo híbrido que, via de regra, se define naturalmente. Embora algumas pessoas e empresas possam priorizar um ou outro, é praticamente impossível usar apenas um deles. A conclusão é que não há um modelo ideal nem uma divisão correta de quanto usar cada um. A única certeza é que ambos serão parte da nossa rotina daqui em diante.